Es gibt hierfür aber eine clevere Alternative. Diese hilft besonders bei saisonalen Schwankungen, Geld einzusparen. Wer das Fahrtenbuch elektronisch führt, kann die tatsächliche Nutzung lückenlos dokumentieren und dem Finanzamt schwarz auf weiß zeigen, wann das Fahrzeug geschäftlich unterwegs war. Die Ersparnis kann mehrere tausend Euro pro Jahr betragen. Wie das genau funktioniert, schauen wir uns im Rest dieses Artikels an.
Die Grundregel: Wann sich das Fahrtenbuch lohnt
Meist lohnt sich ein Fahrtenbuch immer dann, wenn ein Firmenfahrzeug hauptsächlich geschäftlich genutzt wird. Privatfahrten sollten eher selten sein. Die Alternative wäre die 1%-Regelung. Hierbei wird jeden Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert. Dabei ist egal, wie viel das Auto tatsächlich privat bewegt wird. Bei einem Fahrzeug für 50.000 Euro wäre das automatisch ein zu versteuernder Betrag von 6.000 Euro.
Nutzt man sein Fahrzeug aber überwiegend für Geschäftsfahrten, zahlt man mit einem ordentlich geführten Fahrtenbuch deutlich weniger. Der Unterschied macht sich besonders bei teuren Fahrzeugen oder geringer Privatnutzung bemerkbar. Hierbei hilft diese Faustregel: Liegt die Privatnutzung unter 30 Prozent der Gesamtkilometer, rechnet sich das Fahrtenbuch meistens. Der einzige Haken: die lückenlose Dokumentation jeder einzelnen Fahrt.
Die Besonderheit für Konzertreiseveranstalter
Busse von Konzertreiseveranstaltern fahren von Juli bis August fast täglich zu den Salzburger Festspielen oder nach Bayreuth. In dieser Zeit ist die geschäftliche Nutzung extrem hoch. Und im Winter, wenn kaum Kulturreisen stattfinden? Leider berücksichtigt die 1%-Regelung solche saisonalen Schwankungen nicht. Denn sie besteuert monatlich denselben Pauschalbetrag. Das geschieht auch dann, wenn keine geschäftliche Nutzung stattfindet. Da Fixkosten wie Abschreibungen und Versicherungen ganzjährig anfallen, belastet die Pauschale den Unternehmer im Winter überproportional.
Ein Fahrtenbuch kann die Realität präzise abbilden. Es hilft dabei, die jährlichen Gesamtkosten exakt nach Kilometern zu berechnen. Fährt man im Sommer intensiv geschäftlich, können die Kosten steuerlich korrekt dem Betrieb zugeordnet und der private Anteil massiv gesenkt werden. Die Wahl der Methode erfolgt zum Jahresbeginn. Es gibt aber auch die Möglichkeit, diese Methode unterjährig zu wechseln, wenn ein Fahrzeugwechsel stattfindet (ideal für die Flottenmodernisierungen vor der Saison).
Kritische 50%-Schwelle bei gewillkürtem Betriebsvermögen
Bei Fahrzeugen zwischen 10 und 50 Prozent betrieblicher Nutzung spricht man vom gewillkürten Betriebsvermögen. Hierbei kann der Unternehmer selbst entscheiden, ob das Fahrzeug zum Betrieb oder zum Privatvermögen gehören soll. Diese Wahlfreiheit endet jedoch im 10-50 Prozent Bereich. Denn befindet sich ein Fahrzeug im gewillkürten Betriebsvermögen (10–50 %), ist die 1%-Regelung gesetzlich ausgeschlossen.
Man muss die private Nutzung nachweisen (Fahrtenbuch) oder sie wird geschätzt. Das Finanzamt schätzt dann die Privatnutzung anhand der tatsächlich angefallenen Kosten. Das fällt meist teurer aus als erhofft. Für Konzertreiseveranstalter bedeutet das konkret: Liegt die geschäftliche Nutzung knapp unter 50 Prozent, sollte gut überlegt werden, ob sich die Zuordnung zum Betriebsvermögen überhaupt lohnt.
Elektronisches Fahrtenbuch vs. manuelle Führung
Grundsätzlich sind handschriftliche Fahrtenbücher weiterhin rechtlich zulässig. Allerdings sind die Hürden hoch. Denn das Buch muss lückenlos, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Außerdem muss jede Korrektur sichtbar bleiben. Fehler führen oft zur Verwerfung durch das Finanzamt.
Im Gegensatz zur manuellen Führung haben elektronische Systeme mehr Vorteile. Sie bieten Sicherheit, indem sie Fahrten via GPS automatisch aufzeichnen. Jedoch sollte der Fahrtgrund innerhalb von sieben Tagen dennoch manuell ergänzt werden. Das Entscheidende ist hierbei die so genannte GoBD-Konformität. Das bedeutet, dass Excel-Tabellen wegen mangelnder Manipulationssicherheit abgelehnt werden und nur geschlossene Systeme, die Änderungen revisionssicher protokollieren, anerkannt werden.
Rechenbeispiel: Festspielbus vs. 1%-Regelung
Für unser Rechenbeispiel verwenden wir einen Mercedes Sprinter mit einem Bruttolistenpreis von 55.000 Euro. Wir nehmen an, dass dieser im Jahr etwa 15.000 Kilometer zurücklegt und davon 11.000 Kilometer auf gewerblichen Fahrten zu den Salzburger Festspielen und nach Bayreuth entfallen, während 4.000 Kilometer privat gefahren werden. Das entspricht einer Privatnutzung von knapp 27 Prozent.
1 %-Regel: Pauschal werden 6.600 € als geldwerter Vorteil versteuert. Bei 40 % Steuersatz kostet dies 2.640 € Steuern.
Fahrtenbuch: Bei realistischen Gesamtkosten von 15.000 € (AfA, Sprit, Fixkosten) entfallen nur 27 % auf die Privatnutzung. Der zu versteuernde Vorteil sinkt auf 4.050 €, die Steuerlast auf 1.620 €.
Das Ergebnis: Der Veranstalter spart jährlich über 1.000 € Steuern. Je höher die Fixkosten und je geringer die private Laufleistung, desto größer ist die Ersparnis durch das Fahrtenbuch.
Foto: LosHawlos, CC BY-SA 3.0
